Erhvervsøkonomisk Forening – BEA

Referat

30-03-2017

14.00-16.00

Mødetype:     Bestyrelsesmøde

Mødeleder:    Silje Kældsø

Deltagere:      Michella Reindel Blach, Sarah Krogsgaard Monrad, Josephine Beck Mikkelsen, Laura Nielsen, Danni Ankerstjerne Søeberg, Charlotte Errebo Lindberg, Andreas Holm Bartelsen, Silje Kældsø

1. Velkomst
2. Registrering af fremmødte

• Alle deltog
• Godkendelse af sidste mødereferat
• Alle godkender

1. Igangværende projekter

• Kontortider i april
• april: Sarah
• april: Michella
• april: Silje
• maj: Andreas
• Ambassadører
• Skab et ambassadør system som overtager efter 1. Semester. I rusperioden er det tutorerne der tager dette ansvar. Fremover finder vi dem i rusperioden.
• Ekstraordinær generalforsamling
• Der skal indkaldes, det er vigtigt at vi følger vedtægterne; opslag og post diverse steder, samt finde en dato. Silje laver opslag og ansøgningsmuligheder – dato er blevet den 25. april kl 12-14. Vi søger et medlem og to suppleanter. Støttemedlemsskab til MMA (lignende som det HA.jur har) skal også laves.
• Hjemmesiden
• Silje laver et opslag til IMADA hvor vi giver 1500 kr. til en der kan fikse siden for os. Alternativt kan vi skifte over til et andet system, hvis vi ikke kan få siden til at virke. Silje finder på en løsning, snakker med Kasper og bliver koblet mere op på Facebook – vi har råd. NemTilmeld er blevet opdateret så CA og Djøf kan kontakte vores medlemmer, dette bliver gjort hvert kvartal.
• Event udbud
• Vi har haft mange event i marts, men der har ikke været den store efterspørgsel, så vi skal nok skære lidt ned på events. Folk skal betale for at deltage for at sørge for at folk kommer, vi kan altid give pengene tilbage. Kald det et depositum. Man kan håbe at det bliver bedre når vi får ambassadører. Evt. købe sandwich. Konto og registreringsnummer kommer op på Facebook, så vi kan få udbetalt fra arrangementer.
• Konkurrencer
• Konkurrencebetingelser skal være tydelige.
• Kurser i løbet af året
• Altså workshops hvor folk har mulighed for at lære pensum at kende gennem semesteret. Kurser skal ligge i weekenderne i maj måned. Forløbet skulle være til mikroøkonomi og fungere som en slags ekstra øvelsestimer/workshop/lektiecafé.
• Kurser til sommer:
• Mikroøkonomi – både dansk og engelsk
• Makroøkonomi – både dansk og engelsk
• Matematik – kommer på engelsk (dansk underviser)
• Hvem kan deltage: næsten kun HA.jur der kom, ærgerligt for vores medlemmer at de ikke kan deltage. Dette ændrer vi ikke, folk må bare tilmelde sig. Vi kan alternativt lave flere kurser.
• Musikvogn
• 8000 kr. sat til budget til vogn. Danni leger håndværker og finder ud af hvordan man gør det bedst.
• Eventyrløb
• Der skal laves noget PR, man tilmelder sig gennem SDU, de får T-shirts. Vi må ikke have grill, men vi snacks med. Lav et Facebook link. Silje skriver til Oecon og hører om de ønsker at deltage igen, så kan vi dele telt. Der er pavilloner derude.
• Spons og samarbejde / RUS v/ Danni
• Danni er blevet kontaktet af CA omkring samarbejde. Hvem skal vi vælge? Vi holder et møde med og hører hvad de har at sige. Kommunikation og sprog ligger for langt væk fra os. Silje skriver til Rikke omkring faktura fra CA sidste år, vi mangler fra i år.
• Tinderbox v/ Sarah
• Jonas kommer kl 16.00. vi skal have 45 tilmeldte (frivillige), vi får 12.000 for det.
• Studiehåndbogen v/ Sarah
• Hos syddanske studerende er vi ikke med, Silje skriver til dem.
• Roller i bestyrelsen v/ Charlotte
• Hvem gør hvad? Der skal være mere kontrol over hvem der gør hvad, sponsorudvalg skal mere ind over kontrakter og aftaler fremover.
• Der er overlap mellem fest og arrangementsudvalg – men det burde ikke slås sammen.
• BEAstyrelse og engagement
• Sig til folk hvis man er utilfreds med deres engagement – kommunikér bedre.

1. Nyt fra udvalgene

• Fester
• Lidt kaos på pubcrawl – man kan aldrig have fuld kontrol. Tilmeldingen fungerede ikke, men vi må skære igennem, når tilmeldingen er lukket så er den lukket. Der manglede sandwich – måske man skulle lave et system med at man får en billet, så alle får en sandwich. Man kan kun få sprut hvis man har en key hanger. Angivelser for hvad der er i sandwichene, der skal være en til at dele sandwich ud og skal vi vælge dem fra Bilka næste år. Underground var dårligt, skal ikke med næste år. Heidis, Gym og Blomsten & Bien. Vi skal vælge steder hvor vi får noget mere – det er ikke godt nok med almindelige priser og et shot, der kunne godt være halv pris i baren. Fint med A bar som start, men mulighed for at gøre det på Gym næste år, dette kunne være fedt at prøve og de kan nok komme med et godt tilbud. Evt. mulighed for at man kan bruge sine drinksbilletter på dagen.
• Kasper vil gerne lave print og ting til key hanger – men det skal bare ske tidligere end mandag når pubcrawlen er onsdag. Vær ude i god tid. Kasper skal have mere tid til at kunne lave det (han skal have mulighed for at lave det ordenligt).
• Der skal være en buffer på alt – sandwich og merchandise
• Arrangement
  • Berlin tur – intet nyt, men vi skifter navn til BEAlin tur.

Møde i går, det går efter planen.

• Virksomhedsbesøg i København
• Det virker til at det er Djøf’s arrangement og at vi bare giver sandwich. Arrangementet skulle aflyses men det er ikke blevet gjort. Vi aflyser Københavner tur, og Sarah snakker med SDU Erhverv omkring mulighed for at de finder nogle virksomheder der søger folk fra vores studie.
• Sommer bio
• Flytte til starten af efterårs semesteret, da vejret er bedre og der er de nye klar. Snakker om at ligge det d. 1. september. Eller d. 31 august
• Ikke god ide at ligge det i intro, ved ikke hvornår introen skal ligge, da i gang med at undersøge endnu en skole. Mulighed for at gøre det indenfor hvis det skal ligge senere. Mulighed for at skaffe en stand-up komiker hvis det er. Det bliver presset at ligge det ind før sommerferien, og efter er der studiestart, så det burde ligge i oktober/november og så lave comedy i stedet. Aflys og laver noget nyt.
• RUS
• Intet nyt – vi undersøger om vi kan finde en ny weekend da det er lidt sent den 15.-17. Danni har kontaktet en skole på Langeland hvor der måske er mulighed for at komme derhen, her vil rusturen ligge den 8.-10.
• Kasserer
• ’Spændende’ nyt budget. Budgettet er blevet opdateret så det passer.
• Næstformand
• Hjemmesiden er nede – folk kan ikke registres. Måske skal dette ændres – Silje og Michella tjekker om det er nødvendigt at have en database.
• Sponsor udvalg
• Forhandling ved baraftaler – nu hvor der ikke har været nogle der har betalt 1500 for at få deres navn på kortet, så skal vi have bedre aftaler – evt. gratis garderobe.
• Intet nyt under solen – bortset fra Eventyrløbet, Laura laver event

1. Eventuelt

• Fælles note: Hvis man sidder og holder møde må man gerne købe en kop kaffe på BEA’s regning
• Måske man skal melde ud til sine sponsorer at vi laver en vogn – mulighed for at vi enten får nogle penge eller klistermærker på vognen. Hør Albani om de kan lave et eller andet lækkert til vognen.
• Mødet hæves
• Liste over tutorer skal Silje have.

Møde med Jonas

Jonas står for barer på Tinderbox. Det vil vi gerne. Dertil skal vi bruge nogle frivillige, 45 frivillige, 15 ad gangen og en team leder (er der fast – kan få løn) vi får 12.500 for at drive sådan en bar. Frivillige skal arbejde 2 gange 8 timer – skal være fordelt over to dage – gerne en aftenvagt og en dagsvagt – de får sandwich og en vand på hver vagt samt adgang til frivillige området hvor man kan få billigere øl. Man må ikke drikke på arbejdet eller andre stoffer. Det er heller ikke tilladt at have frivillige trøjen på når de deltager som ’civil’ på festivalen. Vagtplanen skal laves i Ruby, vi får adgang. Der kommer 1-2 infomøder omkring hvad der skal ske – der kommer også møder fra Tinderbox omkring kassesystemer og generelt hvordan det fungerer. Vi må ikke have banner op, men måske kan vi få lov til en badge eller en kasket/svedbånd eller lignende – der skal ansøges om dette. Vi skal finde 45 og to hovedansvarlige. Der skal være en der bestiller varer (under festivallen) – book tre mand til dette. Vi skal bruge 1 overordnet og så kan vi udnævne tre hovedansvarlige. Krav er at de skal være over 18 år og sund fornuft – service er et plus. De behøver ikke kunne tale dansk – dog kunne være lækkert med flest danskere. Dagen inden festivallen starter får vi leveret varer og overtager baren. Festivallen sørger for at udstyr. Hurtigst muligt skal vi have skaffet de 45 medlemmer – dog inden tirsdag i næste uge (4. april). De frivillige ”tjener” cirka 100 i timen efter skat (dog sker dette da de får billetten gratis).