Erhvervsøkonomisk Forening – BEA

Referat

26-09-2017

12.00-14.00

Mødetype:     Bestyrelsesmøde

Mødeleder:    Silje Kældsø

Deltagere:      Sarah Krogsgaard Monrad, Josephine Beck Mikkelsen, Laura Nielsen, Andreas Holm Bartelsen, Silje Kældsø, Louise Heisen Møller, Charlotte Errebo Lindberg, Danni Ankerstjerne Søeberg, Michella Reindel Blach

Udebliver: Josephine Beck Mikkelsen

1. Velkomst
2. Registrering af fremmødte

Alle er fremmødt. Besøg af: Patrick Uglebjerg, Amalie Hasard, Anne-Emilie Sørensen, Sara Vesterberg

• Godkendelse af sidste mødereferat

godkendt

1. Igangværende projekter

• Kontortider

Tirsdag d.3       Michella

Tirsdag d. 10    Andreas

• Hjemmesiden v/ Andreas

Gigahost mailsystem

Bestyrelsen – mangler synlig e-mail

E-mail system?

Der er mails til alle i bestyrelsen

Webmail.gigahost.dk

Brugernavn=mail

Ændre e-mail på nemtilmeld

Alle abonnementer skal ændres til nye mail-adresser.

Dagsordener og referater

Sådan finder du os

Vedtægter

Opdater fordele (evt. med logo fra alle sponsorer)

Fun facts?

Dagsordener og referater

Opdater fordele (evt. med logo fra alle sponsorer)

• Nye medlemmer til bestyrelsen 2017/2018

Patrick Uglebjerg vil gerne deltage. Alexander Stær kunne måske også godt tænke sig at stille op; han har måske også nogle andre kandidater der også gerne vil. Man kan godt stille op på dagen såfremt der ikke er ni bestyrelsesmedlemmer.

• Hvordan vi fremmer BEA og får flere med til generalforsamlinger

Kage

• Berlinturen

Der er tre solgte billetter – Sarah har lavet opslag, boostet opslag, der er flyers som man gerne må tage med til forelæsningerne så de kan blive delt ud. Vi håber at folk vælger at købe billet efter den 1. Da de får su og løn. Vi kan lave en konkurrence for at sprede budskabet og måske give en billet til en heldig vinder. Snak med folk i kender så vi kan få flere med. Eventet skal også opdateres så det er for alle studerende (det er altså ikke længere et krav at man skal læse HA/cand.merc eller MMA).

• Julefrokost

11., 18., eller 25. november, eller 2. december

Sarah overtager julefrokosten som bliver den 18. november. Der er blevet sendt mails ud til de forskellige steder. Vi kommer til at holde det på slagteriet. Det er mest stemning for at vi holder det inde i byen. Prisen skal være lidt lavere på slagteriet, Sarah går i gang med forhandlingerne og sørger for et godt tilbud. Opfølgning på næste møde.

• Karantæne ved brud på regler til BEA-arrangement

Om personer skal have en karantæne hvis de bryder reglerne. Armbånd til pubcrawl kunne være en god ide, således at vi tjekke hvem der har købt billet og hvem der ikke har. Ligeledes med tilmelding til arrangementer – kunne være en ide at skabe et depositum system således at folk har større incitament for at deltage. Vi giver staf i form af dem der møder op uden billet (fx til pubcrawl) så er de udelukket til næste arrangement af samme type (således at hvis man har brudt reglerne på pubcrawlen i september, så kan man ikke deltage på pubcrawlen i foråret). Der skal være en dato for sidste afmeldings frist.

• Vennefordele

Det skal være en lukket fest på A bar til pubcrawlen – venner kan derfor ikke deltage, men vi er nød til at sikre os at der er lavet en aftale med det sidste stop således at det er en lukket fest.

• Valgprocedure til generalforsamling

Der er ikke rigtig en procedure for hvordan vi skal vælge bestyrelsesmedlemmer. Vi har tidligere valgt at man konstituere en bestyrelse på ni medlemmer hvor de internt vælger hvilken post de står for. Vi skal have klarlagt hvordan man stemmer på kandidater.

• Vedtægtsændringer

Vi skal have ændret vores vedtægter således at man fremover stemmer på den ”ideelle bestyrelse” altså man stemmer på ni forskellige personer, hvor man ikke kan afgive flere stemmer på en person.

Indkaldelse til generalforsamling – opslagstavle

Vi skal måske fjerne indkaldelsen via opslagstavlen – forslaget blev afslået. Vi kan ligeledes indkalde alle medlemmer til generalforsamling via mailsystemet. Det er ikke noget der skal med i vedtægterne, at vi skriver på mail, men det skal være en del af proceduren når vi indkalder til generalforsamling – almindelig kutyme.

Punkt 8 stk 2: bestyrelsens sammensætning: såfremt det er muligt så den post besiddes af en MMA’er (COMA udvalgsposten). Vi ønsker at inddrage MMA’erne. Alle bestyrelsesmedlemmer skal helst have bestået 1. Årsprøve og kommer foran i køen for at blive bestyrelsesmedlemmer. Vi kan godt samarbejde med negot, men de skal ikke indregnes i vores almene medlemmer. Silje ændrer dagsordenen og ændrer vedtægterne når de er vedtaget.

Navneskift: vi skal have sammenhæng mellem hvad man søger op facebook således at vi skal ændre vores navne således at det engelske er først og den danske er til sidst.

Vi kan godt give et gratis medlemskab til BEA således at du får et medlemskab når du er i bestyrelsen – du skal dog være medlem for at kunne stille op til bestyrelses valg – dette skal ændres i vedtægterne.

• Æresmedlem

Vi giver kun et æresmedlem til folk der har gjort noget ekstra for foreningen. Hvis Morten Dam ikke er æresmedlem så vil vi gerne indstille ham. Dette kan måske stå på hjemmesiden. Silje tjekker hvem der er æresmedlemmer.

• Udvalgsbeskrivelser

Det kunne være ret at have en beskrivelse af de forskellige poster i bestyrelsen – en arbejdsplan med ansvarsområder. Sekretæren skal nu sende nyhedsmails ud en gang hver 3. Måned og opdatere hjemmesiden. Lav en udvalgsbeskrivelse. Dette skal være klar til generalforsamlingen, d. 13. oktober. Google drive skal også ryddes op i.

• BEA markedsføring – logo og farve

Vi kan ændre farverne – den nye bestyrelse kan beslutte om dette skal gøres. Dette skal ligeledes indfases således at man ændre små ting hver gang.

• Generelforsamling

Vi har snaks men der skal bestilles mad til den nye bestyrelse. Det gør de selv på dagen.

1. Nyt fra udvalgene

• Fester

Ikke til stede.

• Arrangement

Vi holder kursus i Photoshop engang i november.

Det kan være at vi kan lave det til en 50/50 tur mellem BEA og ESN – de plejer at have et stærkt fremmøde. Det skal være valgfrit hvilke arrangementer man skal lave (dog skal workshops altid arrangeres).

• RUS

Vi er færdige. Regnskabet er endnu ikke færdiggjort og der er flere udgifter til baren, dog benytter vi alkoholen til RUS julefrokosten og til hytteturen. Julefrokosten bliver holdt på uni. Stor ros fra Danehof, de vil stadig gerne have os tilbage til næste år. Albani skal måske skiftet ud til næste år.

Vi laver vores egne evalueringer, Charlotte laver et skema. Vi mener selv at det var et vellykket arrangement.

• Kasserer

Regnskabsåret er omme på lørdag – det bliver sendt til vores revisorer. Der er lidt ekstra regninger der skal være styr på.

• Næstformand

Intet nyt – alle der har registreret sig har fået printet.

• Sponsor udvalg

Haft møde med SDU RIO – der kommer opslag som kun er relevant for cand.merc’er. Laura skriver når hun har tænkt sig at poste så medlemmerne ikke bliver spammet.

1. Eventuelt

Vi sender ikke medlemskort ud, men vi kunne måske annoncere at vi sætter os foran U45 hvor de kan komme og hente deres kort.

• Mødet hæves